Päivitetty 18.6.2020
Kuvaamme tässä tietosuojaselosteessa, miten tarjoamiemme palveluiden yhteydessä käsitellään verkkokauppamme asiakkaiden sekä muiden verkkopalvelumme käyttäjien, yhteistyökumppaneidemme sekä muiden sidosryhmiemme henkilötietoja.
Rekisterinpitäjä
Mifuko Oy (32252239-5)
Hämeentie 130 A
00560 Helsinki
+ 358 50 593 2044
shop[at]mifuko.fi
(jäljempänä ”me”)
2 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Minna Impiö
Hämeentie 130 A
00560, Helsinki
+358 50 593 2044
shop[at]mifuko.fi
3 Mihin tarkoituksiin keräämme henkilötietoja ja millä oikeusperusteella?
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- verkkokaupan tarjoaminen ja ylläpito,
- sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen, kuten verkkokaupasta tilattujen tuotteiden toimittaminen asiakkaillemme, käyttäjän rekisteröiminen verkkokauppamme asiakkaaksi ja yhteistyökumppanimme kanssa tehtävän sopimuksen täyttäminen,
- saamamme palautteen käsitteleminen sekä asiakaspalvelumme hoitaminen,
- verkkokauppamme käyttäjän käyttäytymisen analysointi ja profilointi,
- markkinointi, mainonta ja näihin liittyvä verkkokauppamme käyttäjien segmentointi,
- asiakasviestinnän toteuttaminen kuten uutiskirjeiden lähettäminen,
- mielipide- ja markkinatutkimusten sekä markkinointikampanjoiden toteuttaminen,
- sosiaalisen median kanavissamme tapahtuvan viestinnän seuraaminen yleisellä tasolla verkkokauppamme kehittämiseksi ja asiakaspalvelun toteuttamiseksi,
- verkkokaupassamme tehtyhin ostoksiin liittyvien palautusten käsittely sekä laskutus ja perintä,
- asiakastapahtumiemme toteuttaminen, ja niihin mahdollisesti liittyvä laskutus ja perintä,
- mahdollisen liiketoiminnan oston tai muun yrityskaupan yhteydessä tapahtuva henkilötietojen käsittely.
Käytämme automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) tunnistamaan henkilöprofiileja, verkkokäyttäytymistä, ikää ja kulutustottumuksia. Käytämme näitä tietoja esim. markkinoinnin kohdentamisessa ja palveluidemme kehittämisessä.
Suorittamamme henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimustemme täytäntöönpaneminen, oikeutettu etumme asiakassuhteen ja/tai muun asiallisen yhteyden perusteella, tai rekisteröidyn antama suostumus
4 Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
- verkkokaupan asiakkaidemme yhteystiedot ja maksutiedot kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot, maksutapatiedot sekä laskutustiedot, jos maksutapa on lasku;
- verkkokauppamme rekisteröidyn käyttäjän yhteystiedot kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
- verkkokauppaamme rekisteröidyn käyttäjän rekisteröitymistiedot kuten käyttäjätunnus ja salasana, sekä muu mahdollinen yksilöivä tunnus;
- uutiskirjeidemme tilaajien sähköpostiosoitteet;
- yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten yhteyshenkilöiden nimet, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tehtävä yrityksessä, yhteistyökumppanilta saadut muut tiedot, asiakassuhdetta koskevat tiedot sekä muut henkilön tehtäviin ja asemaan elinkeinoelämässä liittyvät tiedot;
- asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten asiakkuuden perusteella muodostettu käyttäjäprofiili, asiakkaan/rekisteröidyn kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot;
- evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot (lisätietoja evästeistä);
- viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä verkkokaupan käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot;
- rekisteröidyn mahdolliset antamat profilointi- ja kiinnostustiedot;
- mahdolliset luvat, suostumukset ja markkinointikiellot sekä
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt asiakassuhteen kannalta tarpeelliset tiedot.
5 Mistä saamme tietoja?
Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: sinulta itseltäsi, väestörekisteristä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
6 Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Verkkokaupastamme tilausta tehtäessä tietoja luovutetaan verkkokauppamaksun mahdollistavalle maksupalveluntarjoajalle ja/tai kuljetuspalveluita tarjoaville yrityksille. Nämä verkkokaupan kumppanimme käyvät ilmi verkkokaupassa.
Lisäksi hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Olemme myös ulkoistaneet verkkokauppamme tuotteiden varastoinnin ja logistiikan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, joka käsittelee verkkokauppamme asiakkaiden henkilötietoja lukuumme.
Verkkokauppamme asiakkaiden henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolelle kuten Yhdysvaltoihin ja Kanadaan. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin ja/tai kuuluu Privacy Shield -suojajärjestelmän piiriin.
7 Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Emme säilytä henkilötietoja kauemmin kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi sekä pakottavan lainsäädännön, kuten kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
Keräämiemme henkilötietojen säilytysaikaan vaikuttaa se, missä yhteydessä ja mitä kohdassa 4 kuvattua tarkoitusta varten henkilötiedot on kerätty.
Alla olevassa taulukossa on listattuna tyypillisiä henkilötietojen säilytysaikoja:
Palvelu | Käyttötarkoitus | Säilytysaika |
Ostosten tekeminen verkkokaupassa |
Tilausten toimittaminen, tehtyjen ostosten palautusten käsittely ja mahdollisiin reklamaatioihin vastaaminen |
Kunnes tilaus on toimitettu, tuotteiden palautusaika ja reklamaatioaika on kulunut ja tietoja ei enää tarvita tuotteiden laadun valvomiseen, eikä ole syytä olettaa, että asiakas olisi meihin yhteydessä tilaukseen liittyen, eikä soveltuva kirjanpito- tai verolainsäädäntö enää edellytä meitä säilyttämästä kyseisiä tietoja |
Osallistuminen arvontaan, kilpailuun tai muuhun markkinointikampanjaamme |
Kampanjan toteuttaminen, kuten palkintojen toimittaminen |
Kunnes kampanja-aika on päättynyt ja kunnes kampanjan jälkeiset toimenpiteet on suoritettu, kuten palkinnot lähetetty, eikä soveltuva kirjanpito- tai verolainsäädäntö enää edellytä meitä säilyttämästä kyseisiä tietoja |
Suoramarkkinointi |
Tuotteistamme, tarjouksistamme sekä markkinointikampanjoistamme informoiminen |
Niin kauan kuin meillä on lupasi suoramarkkinointiin tai tilaat uutiskirjettämme |
Tekemäämme tutkimukseen, mielipidekyselyyn tai asiakaskyselyyn vastaaminen |
Palvelujemme ja verkkokauppamme tuotevalikoiman parantaminen ja uudistaminen |
Kunnes tutkimus tai kysely on suoritetettu ja niiden tarkoitus on täytetty |
Palautteisiin, reklamaatioihin ja muihin yhteydenottoihin vastaaminen |
Palautteiden, reklamaatioiden ja muiden yhteydenottojen käsittely sekä mahdollisen oikeudellisen vastuun selvittäminen |
Kunnes palaute, reklamaatio ja muu yhteydenotto on käsitelty, reklamaatioaika on kulunut umpeen, asia on käsitelty ja mahdollinen oikeudellinen vastuu on selvitetty, eikä soveltuva kirjanpito- tai verolainsäädäntö enää edellytä meitä säilyttämästä kyseisiä tietoja |
Mifukon yhteistyökumppanien edustajien henkilötietojen käsittely |
Yhteistyökumppanin kanssa solmitun sopimuksen velvoitteiden täyttäminen, sopimussuhteeseen liittyvä viestintä, sekä muu yhteydenpito yhteistyökumppanien kanssa |
Kunnes yhteistyökumppanin kanssa solmittu sopimus päättyy tai yhteistyö yhteistyökumppanin kanssa muutoin sovitaan päättyneeksi, eikä soveltuva kirjanpito- tai verolainsäädäntö enää edellytä meitä säilyttämästä kyseisiä tietoja |
8 Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli sinulla on itselläsi pääsy tietoihisi, voit muokata tietojasi itse. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
9 Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.